Contrat de bail et enregistrement
Alexandre Ponchaut – Mars 2013
L’auteur
Conseiller à l’Union des Villes et Communes de Wallonie
Nous venons de conclure un contrat de bail sur un immeuble. Sommes-nous tenus de le faire enregistrer ?
L’enregistrement est une formalité dont l’accomplissement est obligatoire pour tout contrat de location portant sur un immeuble et constaté par écrit. Une convention non enregistrée demeure existante mais constitue une infraction fiscale passible de sanctions. En outre, l’enregistrement permet de conférer une date certaine au contrat, protégeant ainsi le locataire contre les expulsions qui interviendraient si le bien loué était cédé par son propriétaire à un tiers.
L’article 19, 3° du Code des droits d’enregistrement, d’hypothèque et de greffe (ci-après : C. enreg.) établi une distinction entre deux types de baux : ceux portant sur des immeubles ou parties d’immeubles situés en Belgique et affectés exclusivement au logement, et les autres baux.
Baux d’immeubles ou parties d’immeubles affectés exclusivement au logement
Depuis janvier 2007, les baux d’immeubles affectés exclusivement à l’habitation d’une famille ou d’une personne seule doivent faire l’objet d’un enregistrement. Sont ainsi visés les baux de résidence principale mais également les baux portant sur une résidence secondaire et les locations de logements pour étudiants. Soulignons que l’affectation au logement doit être exclusive.N’entrent dès lors pas dans cette catégorie, les affectations mixtes telles qu’un contrat de bail portant sur un bâtiment dont le rez-de-chaussée sera utilisé comme commerce et les étages comme logement, sauf, évidemment, si la mise en location s’est établie par deux contrats distincts.
Le bailleur est tenu de présenter le contrat à l’enregistrement[1]. Toute clause de la convention de bail qui mettrait cette obligation à charge du locataire est exclue.
L’enregistrement devra se faire dans les deux mois à dater de la signature du contrat. Cette formalité est gratuite pour autant qu’elle intervient dans le délai. En cas d’enregistrement tardif, une amende fiscale de 25 euros sera à charge du propriétaire.
L’état des lieux devra également être enregistré[2]. Il peut arriver que l’état des lieux soit réalisé après l’enregistrement de la convention de bail auquel il se rapporte. Dans ce cas, l’enregistrement de l’état des lieux sera gratuit à condition que:
– lors de la présentation à l’enregistrement de l’état des lieux, le contrat de bail est présenté en original ou copie ;
– ou que, lors de la présentation à l’enregistrement de l’état des lieux, le demandeur y a joint, conformément à l’article 168 du C. enreg., une déclaration écrite dans laquelle il déclare que l’état des lieux concerne un contrat de bail déjà enregistré gratuitement[3].
Une autre sanction, beaucoup plus lourde cette fois, pèse sur le propriétaire négligent. Aussi longtemps que le contrat de bail n’a pas été enregistré et après la période des deux mois à dater de la signature de ce contrat, le locataire peut mettre fin au bail à tout moment, sans préavis ni indemnité. Le preneur pourra donc valablement quitter les lieux du jour au lendemain, sans devoir respecter la formalité du congé d’une durée de trois mois ou verser une indemnité de rupture au bailleur. Cette règle ne s’applique cependant pas pour les baux de courte durée, à savoir ceux conclus pour une période inférieure ou égale à trois ans[4].
Autres baux
Les baux commerciaux, baux à ferme, locations de bureau et toute autre convention de bail portant sur un bien immobilier ou partie d’immeuble sont également soumis à l’obligation de l’enregistrement mais selon d’autres modalités.
Au point de vue fiscal, l’obligation de présenter le contrat à l’enregistrement n’incombe pas spécifiquement au bailleur. Le locataire et le bailleur[5] sont tous deux tenus de s’assurer du bon enregistrement du contrat. L’état des lieux devra également être enregistré, sauf en ce qui concerne les baux à ferme[6].
L’accomplissement de cette formalité implique le paiement de droits dont le taux s’élève à 0,20 pour cent. Sa base imposable sera déterminée comme suit:
– si le bail est à durée limitée, par le montant cumulé des loyers et des charges imposées au preneur pour toute la durée du bail;
– si le bail est à vie ou à durée illimitée, par une somme formée de dix fois le loyer et les charges annuels, sans que cette somme puisse être inférieure au montant cumulé des loyers et des charges imposées au preneur pour la durée minimum prévue dans l’acte de bail[7].
L’enregistrement de l’état des lieux donnera lieu au paiement du droit fixe général de 25 euros[8].
Les parties sont libres de définir conventionnellement laquelle d’entre elles prendra à sa charge ces frais. Généralement, le contrat de bail contiendra une clause spécifiant que c’est au locataire de les supporter financièrement.
L’enregistrement devra intervenir dans les quatre mois de la signature de l’acte. A défaut, une amende fiscale pourra être perçue. Celle-ci sera égale au montant total des droits dus, lesquels seront perçus par ailleurs, avec un minimum de 25 euros. Dans la mesure où l’obligation fiscale de l’enregistrement incombe tant au locataire qu’au bailleur, ceux-ci seront tenus solidairement au paiement de l’amende[9].
L’enregistrement du contrat de bail
Un contrat de bail doit être enregistré. Il s’agit d’une formalité obligatoire qui est imposée par un code fiscal, le code des droits d’enregistrement. Toute modification ou tout avenant au contrat de bail doit également être enregistré.
Le contrat devra comprendre au moins le nom et l’adresse des parties, le montant du loyer, la date à laquelle la location prend cours ainsi que la description du bien loué avec, de préférence (mais ce n’est pas obligatoire) la matrice cadastrale et le numéro de parcelle. N’oubliez pas que l’état des lieux détaillé de l’immeuble loué doit également obligatoirement être enregistré !
Affaire à suivre….!
La rédaction
